Introducción

Sipper (Sistema Integral de Prevención de Pérdidas) es una herramienta administrativa que apoya la generación de valor en la cadena productiva del negocio, mediante el uso de procesos de prevención de pérdidas y orientada a la mejora de las prácticas de trabajo. Sipper es un sistema que permite identificar áreas específicas de oportunidad en un programa de prevención de pérdidas (Protección Patrimonial).

El modelo Sipper es un desarrollo de Soporte al Negocio, SA de CV, empresa de consultoría en prevención de pérdidas. Este modelo ha sido implementado total o parcialmente en cerca de 200 empresas, obteniendo siempre resultados exitosos, especialmente en cuanto a su retorno de inversión.

La implementación de Sipper en una empresa obedece a uno o más de los siguientes objetivos:
· Una necesidad especifica en materia de prevención de pérdidas.
· Una sospecha sobre una o más áreas de oportunidad en el sistema existente de prevención de pérdidas.
· Un plan de desarrollo diseñado para prever futuras vulnerabilidades.
· Otros

Sipper es un modelo de administración que puede ser implementado en cualquier tipo de empresa, independientemente de su magnitud o giro, esto obedece a que su implementación consta de un proceso sencillo y transparente que permite detectar las necesidades de protección para un negocio, ofrece solución a dichas áreas de oportunidad, y fomenta la mejora continua del sistema al ofrecer una meta estándar y alcanzable en un mediano plazo.

La meta estándar es una serie de indicadores numéricos que ofrecen a la Organización información sobre la situación actual de su programa de prevención de pérdidas, así como una serie de requerimientos mínimos que deberán cumplirse para que el sistema de prevención de pérdidas este acorde a las necesidades de protección de la Empresa. Tanto la situación actual, como los mínimos a cumplir son definidos mediante un análisis de las necesidades de operaciones y protección (Diagnóstico de Prevención de Pérdidas).

La ventaja ofrecida por Sipper, respecto a otros modelos de prevención de pérdidas, es que para su implementación requiere de la participación de todas las áreas estratégicas de la organización (Dirección, finanzas, operaciones, recursos humanos, etc.), evitando así, huecos en el sistema, que tarde o temprano se traducirán en vulnerabilidades para la Organización.

El resultado de aplicar Sipper en una organización, es por ende, el contar con una serie de prácticas de trabajo modelo preventivo de prevención de pérdidas que asegure la continuidad de la operación del negocio tanto en situaciones normales como en crisis, esto, mediante la aplicación de medidas de protección en los diferentes niveles de la organización.

Etapas del Sistema

El modelo de implementación del sistema Sipper consta de tres etapas:
· El diagnóstico de prevención de pérdidas,
· El rediseño del sistema actual, y
· La implantación del sistema.

ETAPA No. 1 - DIAGNÓSTICO DE PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS

Esta primera etapa consiste en la recopilación de información para determinar la situación actual de la Organización en cuanto a sus necesidades de protección, así como de su sistema de prevención de pérdidas.

La obtención de la información se realiza mediante diversas actividades tales como: Visitas físicas a las instalaciones evaluadas, entrevistas con personal clave, revisión de aspectos administrativos de protección, entre otras actividades.

Esta etapa tiene tres objetivos fundamentales:
· Detectar las necesidades de protección de la Organización,
· Conocer la situación real de las medidas de protección que ya esta tomando la Organización (¿Funcionan?, ¿Son suficientes?, ¿Se requiere de otras medidas?, etc.),
· Definir el estándar mínimo de protección que la Organización debe implementar, y
· Definir una serie de mejoras a realizar para alcanzar dicho estándar.

La Etapa del Diagnostico arroja un informe escrito, así como una presentación a los ejecutivos de la empresa, sobre las áreas de oportunidad detectadas en 3 principales planos:
· Reforzamiento y Soporte de Valores,
· Responsabilidad por la Protección de la Inversión, y
· Generación de Valor.

Reforzamiento y Soporte de Valores.
Esta parte del sistema es la columna vertebral de todo programa de prevención de pérdidas, ya que representa el compromiso de la Administración con el programa, la visión con que cuenta la organización para asimilarlo y aplicarlo, y el soporte de los valores que pueden perderse fácilmente dentro de una empresa contaminada con consumo y/o distribución de sustancias ilícitas.

Aunque el reforzamiento y soporte de valores de una organización suele ser un concepto intangible, puede ser aterrizado mediante el uso de indicadores claros que permitan medir el nivel de compromiso con que cuenta la Administración y la organización en general, para asimilar e implementar un programa global de prevención de pérdidas.

El área de Reforzamiento y Soporte de Valores incluye a su vez dos elementos:

a) Liderazgo, Administración y Filosofía de la Organización. En esta área se evalúa el nivel de conciencia y compromiso de la Alta Administración y de la Organización respecto a las necesidades y área de oportunidad en materia de prevención de pérdidas (Protección patrimonial). Esta área responde a preguntas tales como:¿Esta conciente la Organización sobre las necesidades de protección que tiene?, ¿Esta entrenada?, ¿Sabe como proteger el patrimonio (Tangible e intangible) que esta a su cargo.

b) Empresa Libre de Drogas. Ya que el problema del consumo y distribución de drogas en un problema real y de gran crecimiento mundial, y en especial en nuestro país, el tomar acciones preventivas y/o correctivas respecto a este problema, asegura que la organización cuente con altos valores y disciplina que a su vez soporte los otros elementos del sistema.


Responsabilidad por la Protección de la Inversión.
Esta parte del sistema representa propiamente las medidas de protección necesarias para asegurar que la operación del negocio se de sin contratiempos.

El concepto de responsabilidad por la protección de la inversión se enfoca en que cada miembro de la organización, desde el director general, hasta el último de los contratistas y empleados, cuenta con una responsabilidad directa por proteger el patrimonio de la empresa que esta a su cargo. Esta responsabilidad se da en cinco elementos:

c) Protección Intramuros. Se refiere a la protección de todos los activos (tangibles e intangibles) que se encentren dentro del predio de la organización.

d) Protección Extramuros. Protección de todos los activos que se encuentren en trayecto, especialmente materias primas, producto terminado y maquinarias y equipos que salen del predio (Con o sin regreso).

e) Protección de la Propiedad Intelectual. Protección de información confidencial y de activos intangibles tales como la marca, la buena reputación de la empresa, etc.

f) Autoprotección y Protección de Personas. No solo se refiera a la protección del personal ejecutivo, sino también a la protección del personal clave para el funcionamiento de la Organización, así como a los empleados, proveedores, contratistas y/o personas que en general permiten que la Organización funcione.

g) Protección Durante Emergencias y Crisis. Además de la simple preparación de brigadas, equipos y planes para prevenir y corregir incendios, inundaciones y/o accidentes industriales, la protección durante emergencias y crisis debe cubrir áreas vitales de prevención de pérdidas tales como preparación para secuestros, huelgas, vandalismo, sabotaje, fraude, robo de secreto industrial, extorsión, robo con violencia y asalto, robo de carga en trayecto, entre otros.

Generación de Valor.
En este rubro se asegura que se de un justo equilibrio entre las medidas de protección que serán aplicadas para proteger los intereses de la organización, y las necesidades reales de protección; es decir, ya que cada medida de protección implementada tiene un costo (Guardias, alarmas, procedimientos, capacitación, instalaciones físicas, etc.), las medias de protección deben ser adecuadamente planeadas, de tal manera que, el sistema debe permita asegurar que al ser implementadas, generará un valor real al objetivo final del proyecto.

h) Aportaciones de Valor al Negocio. La forma de medir la Generación de Valor provocada por el sistema de prevención de pérdidas dependerá de las necesidades de cada organización. Por ejemplo: En una Organización con fuertes problemas de robo y fraude interno, los indicadores deben medir el nivel de robos evitados respecto al periodo anterior, el nivel de recuperaciones vía investigación y/o revisiones (En caseta, casilleros, etc.), los costos relacionados con las consecuencias de los robos ocurridos, ente otros. En una organización con problemas de liderazgo, los indicadores deberán medir el desempeño de los administradores respecto al apoyo que dan al sistema de prevención de pérdidas.

Cada uno de estos ocho aspectos (Liderazgo, administración y filosofía de la organización, empresa libre de drogas, protección intramuros, protección extramuros, protección de la propiedad intelectual, autoprotección y protección de personas, protección durante emergencias y crisis y las aportaciones de valor al negocio) son a su vez evaluados desde seis puntos de vista:

a. Físico. ¿Se cuenta y/o se requiere de medidas de protección física para salvaguardar el elemento del sistema en cuestión?. Entre los principales aspectos físicos se incluyen: Límites perimetrales, iluminación, herrería, cerrajería, accesos, etc.

b. Administrativo. Los controles administrativos son la solución más económica para la protección del patrimonio de la Organización, es por esto, que deben ser evaluados rutinariamente para revisar si generan valor al sistema, si son vulnerables y/o si requieren de una simplificación, incluyendo: políticas, procedimientos, reglamentos, planes de acción, entre otros.

c. Humano. ¿Contamos con la gente correcta para lograr los objetivos del sistema?, ¿Sabe este personal que medidas de control requiere la Organización?, ¿Conoce cómo cumplir estas medidas de control?, ¿Cuenta este personal con las herramientas y entrenamiento necesario para cumplir con estos controles?

d. Operativo. Este aspecto se dedica a medir que las medidas de control existentes sean llevadas a la práctica. De nada sirve contar con una excelente medida de control, si esta no se lleva a la práctica.

e. Tecnológico. Los sistemas tecnológicos aplicados a la prevención de pérdidas son excelentes herramientas que facilitan la operación y administración del sistema, pero que a su vez pueden llegar a generar una falsa ilusión de que la Organización esta bien protegida, es por esto que se debe evaluar la necesidad de implementar o no, equipos de alta tecnología que, además de ser costosos, no siempre son la mejor solución a las necesidades de la organización. Un control administrativo bien aplicado es siempre más barato y más eficiente que toda la tecnología del mundo.

f. Legal. El aspecto legal siempre debe ser considerado en todo sistema, ya que este mide el nivel de preparación legal con que cuenta la organización ante una contingencia. En este rubro se incluyen: Seguros y fianzas, documentos contractuales, cláusulas de confidencialidad y/o confiabilidad para protección de la Organización, entre otras.

La convocación de los aspectos del sistema y las evaluaciones desde diferentes puntos de vista, generan una visión muy completa sobre la situación actual del sistema de prevención de pérdidas con que cuenta la Organización.

El diagnóstico en prevención de pérdidas arroja un informe escrito que incluye, por lo menos, información sobre los siguientes aspectos:

Propósito y Justificación de la Auditoria
Objetivos del Reporte
Alcance
o Personas Entrevistadas
o Instalaciones Evaluadas
o Uso de los Tiempos
o Sobre la instalación Evaluada
o Principales Riesgos de la Instalación
o Aspectos positivos / Mejores Prácticas
Evaluación del Sistema Integral de Prevención de Pérdidas
o Liderazgo, Administración y Filosofía de la Organización
o Empresa Libre de Drogas
o Protección Intramuros
o Protección Extramuros
o Protección de la Propiedad Intelectual
o Auto Protección y Protección de Personas
o Protección en Emergencias y Crisis
o Aportaciones de Valor al Negocio del Sistema de Prevención de Pérdidas
Anexos
o Sobre el Jefe de Seguridad Patrimonial
o Sobre el Área de Seguridad Patrimonial
o Condensado Estadístico de incidentes
Conclusiones Generales
Recomendaciones Generales

Es importante hacer notar, que cada Organización, aún dentro de un mismo grupo industrial, tiene necesidades de protección totalmente diferentes, por lo que el primer paso del diagnóstico es el entender la forma en que la Organización funciona y las medidas de protección que requiere para asegurar la continuidad de sus operaciones (Continuidad del negocio). El entendimiento de estos factores permitirá lograr un punto de equilibrio (Costo – Beneficio) entre las operaciones del negocio y las medidas de protección a implementar.

ETAPA No. 2 – REDISEÑO DEL SISTEMA ACTUAL

Una vez realizado y entregado el Diagnóstico en Prevención de Pérdidas, la Organización tiene dos importantes tareas por realizar: Evaluar los resultados arrojados por el Diagnóstico en Prevención de Pérdidas, y establecer medidas prácticas que realicen una mejora significativa en el actual sistema de prevención de pérdidas.

a) Evaluación de los Resultados del Diagnóstico de Prevención de Pérdidas. Cuando los administradores de la Organización tienen en sus manos por primera vez el reporte del Diagnóstico regularmente se hacen dos preguntas principales: ¿Cómo debo interpretar la escala de evaluación de sistema Sipper?, y dado que los recursos siempre son limitados en toda Organización, ¿Cuáles recomendaciones del Diagnóstico debo solucionar primero?.

La interpretación de la escala Sipper obedece a la siguiente tabla:


Enfoque al Negocio

Nivel 10
Situación de la Organización: La Organización cuenta con un nivel de seguridad física máxima, sustentado con políticas y procedimientos que son aplicados y supervisados por personal entrenado altamente. Las medidas de protección están controladas por tecnología de punta en todas sus áreas, incluida la administración del personal. Se cuenta con una amplia cobertura legal y un sistema claro de inteligencia enfocada a la protección de la organización contra vulnerabilidades previamente detectadas y medidas. Se cuenta además con una alta conciencia por parte de la alta administración, así como de toda la organización respecto a las necesidades y medidas de protección. El personal de seguridad cuenta con capacidad para detectar, valorar y neutralizar toda actividad interna y externa sin ayuda del exterior. Se cuenta con programas de seguridad certificados a nivel internacional. Las medidas de protección para la carga en trayecto incluyen el uso de escoltas y sistemas de inteligencia

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Centros de investigación gubernamental, embajadas y edificios gubernamentales en lugares muy hostiles, establecimientos nucleares, centros de investigación de productos farmacéuticos, químicos o biológicos que manejan sustancias controladas, otros.


Nivel 9
Situación de la Organización: La Organización cuenta con un nivel de seguridad física muy elevado, sustentado con políticas y procedimientos que son aplicados y supervisados por personal altamente entrenado. Las medidas de protección están controladas por tecnología de punta en todas sus áreas, incluida la administración del personal. Se cuenta con una amplia cobertura legal, se cuenta con un enfoque a la protección de la organización contra vulnerabilidades previamente detectadas y medidas. Se cuenta además con una alta conciencia por parte de la alta administración, así como de toda la organización respecto a las necesidades y medidas de protección. El personal de seguridad cuenta con capacidad para detectar, valorar y neutralizar toda actividad interna sin ayuda del exterior. Se cuenta con programas de seguridad certificados a nivel internacional. Las medidas de protección para la carga en trayecto incluyen el uso de escoltas y sistemas de inteligencia

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Centros de investigación gubernamental, embajadas y edificios gubernamentales en lugares hostiles, centros de investigación de productos farmacéuticos, químicos o biológicos otros.


Nivel 8
Situación de la Organización: La Organización cuenta con un nivel de seguridad física alto, sustentado con políticas y procedimientos que son aplicados y supervisados por personal de prevención de pérdidas. Las medidas de protección están controladas por tecnología e sus áreas criticas y accesos, incluida la administración del personal. Se cuenta con cobertura legal. Se tiene un enfoque a la protección de la organización contra vulnerabilidades previamente detectadas y se miden sus resultados. Se cuenta con conciencia por parte de la alta administración, así como de toda la organización respecto a las necesidades y medidas de protección. El personal de seguridad cuenta con capacidad para detectar, valorar y neutralizar actividades internas, mientras llega la ayuda del exterior. Se cuenta con un programa bien organizado de protección de la carga en trayecto.

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Empresas de fabricación y distribución de productos terminados de amplia comercialización y/o con ubicación en áreas de alta delincuencia.


Nivel 7
Situación de la Organización: La Organización cuenta con un nivel de seguridad física alto, sustentado con políticas y procedimientos que son aplicados y supervisados por personal de prevención de pérdidas. Las medidas de protección están controladas por tecnología e sus áreas críticas y accesos, incluida la administración del personal. Se cuenta con cobertura legal. Se tiene un enfoque a la protección de la organización contra vulnerabilidades previamente detectadas y se miden sus resultados. Se cuenta con conciencia por parte de la alta administración, así como de toda la organización respecto a las necesidades y medidas de protección. El personal de seguridad cuenta con capacidad para detectar, valorar y neutralizar actividades internas, mientras llega la ayuda del exterior. Se cuenta con procedimientos para la protección de la carga en trayecto.

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Empresas de fabricación y distribución de componentes y partes, centros comerciales departamentales dedicados a la venta de artículos de lujo.


Enfoque a la Empresa

Nivel 6
Situación de la Organización: La Organización cuenta con un nivel de seguridad física medio, sustentado con políticas y procedimientos que son aplicados y supervisados por personal capacitado. Las medidas de protección están controladas por tecnología en sus áreas críticas. Se cuenta con cobertura legal básica. Se tiene un enfoque a la protección de la organización contra vulnerabilidades previamente detectadas. Se cuenta con conciencia por parte de la alta administración respecto a las necesidades y medidas de protección. El personal de seguridad cuenta con capacidad para detectar y valorar actividades internas pero no para neutralizar.

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Empresas de fabricación, comercialización y/o distribución de productos de consumo de bajo nivel de comercialización, así como de componentes de dichos productos; centros comerciales, centros de distribución ubicados en áreas de baja delincuencia


Nivel 5
Situación de la Organización: La Organización cuenta con un nivel de seguridad física medio, sustentado con algunos procedimientos que son aplicados y supervisados por personal capacitado. Las medidas de protección están controladas por tecnología e sus áreas críticas. Se cuenta con cobertura legal básica. Se cuenta con conciencia por parte de la alta administración respecto a las medidas de protección implementadas. El personal de seguridad cuenta con capacidad para detectar actividades internas pero no para valorar ni neutralizar.

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Corporativos de grupos industriales,, empresa comerciales de cadena, centros de distribución, otros


Nivel 4
Situación de la Organización: Se cuenta con medidas de protección físicas básicas, además de controles administrativos y operativos mínimos

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Oficinas medianas, pequeños corporativos, empresas comerciales minoristas, pequeños centros de distribución, otros


Nivel 3
Situación de la Organización: Se cuenta con medidas de protección física básicas, además de

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Negocio y/o oficina dentro de una casa habitación (SOHO).


Enfoque al Departamento

Nivel 2
Situación de la Organización: Se cuenta solo con medidas de protección físicas, pero son muy básicas

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Nunca.


Nivel 1
Situación de la Organización: Se cuenta solo con medidas de protección físicas, pero son muy básicas y en la práctica no son aplicadas adecuadamente.

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Nunca.


Nivel 0
Situación de la Organización: No se cuenta con ningún tipo de medida de protección

¿Dónde se Debe Aplicar Este Nivel?: Nunca

Medidas Prácticas para Mejorar el Actual Sistema de Prevención de Pérdidas

En cuanto al orden de solución para las recomendaciones presentadas, la recomendación es siempre el utilizar el siguiente orden:

1. Aspectos administrativos. Representan la parte más económica y efectiva del sistema, incluyen: Políticas, procedimientos, reglamentos, formatos, etc. El primer paso será siempre el establecimiento de una Política General de Prevención de Pérdidas avalada por la Alta Administración de la Organización.


2. Aspectos humanos. Involucrar al personal, asegurar que las personas indicadas estén en los puestos correctos (Procesos de selección de personal), entrenar a la organización y motivarle a participar activamente en el sistema. El punto más importante de este aspecto es el designar a un “Facilitador del Sistema” que sirva de guía para el resto de la Organización (Regularmente es el Jefe de EHS). El entrenamiento de todos los niveles de la Organización, especialmente del Facilitador y de la Alta Administración es un punto crucial en el éxito del sistema.

3. Aspectos operativos. No representa ninguna solución el hecho de contar con un buen procedimiento ni con personal entrenado si los controles no son llevados a la práctica. Los controles operativos incluyen la medición y supervisión de las medidas de protección implementadas.

4. Aspecto físico. En todo sistema de prevención de pérdidas la protección física de las instalaciones es una parte vital, pero ya que también es la más costosa, solo debe ser implementada después de que los aspectos administrativos, humanos y operativos del sistema estén en funcionamiento. En algunos casos, estas medidas no representan una inversión considerable y su implementación si mejora considerablemente el nivel de protección de la Organización, cuando esta es la situación, estas medidas deben ser implementadas a la par de las anteriores.

5. Aspecto tecnológico. Representa todos los equipos de alta tecnología que pueden (y deben) ser utilizados para mejorar el nivel de protección de una organización. Todos los equipos de CCTV, control de accesos, rondas de vigilancia, protección perimetral, entro otros, deben estar apoyados con procedimientos claros de operación y de acción en caso de que una violación al sistema haya sido detectada, ya que de nada sirve una alarma sonando si nadie acude a revisarla.

6. Aspecto legal. Se refiere a los contratos, cláusulas, convenios, seguros, fianzas, y en general, cualquier documento que sirva de disuasivo para quienes intenten violar los controles de la Organización, así como de argumento legal de negociación para quienes ya lo hayan hecho.

La primera recomendación, antes de desarrollar cualquiera de estos aspectos, será siempre el establecer un Comité Gerencial de Prevención de Pérdidas, conformado por la alta administración, el personal de prevención de pérdidas y cualquier persona propia o ajena a la Organización que pueda generar alguna aportación al sistema.

VISIÓN DE LA ESCALA SIPPER

Dentro de la escala Sipper se puede apreciar que existen tres diferentes enfoques que puede tener la Organización respecto a su sistema de prevención de pérdidas: Al Departamento, a la Empresa, y al Negocio.

Visión al Departamento
Una Organización con un sistema de prevención de pérdidas con visión al departamento es miope en sus actividades y esfuerzos, ya que sus recursos están enfocados al departamento de vigilancia y realiza sus actividades de forma muy rutinaria.

Este tipo de Organización desconoce por completo la importancia de la función de prevención de Pérdidas, y ve al área como un mal necesario. No existen indicadores para medir su desempeño y mucho menos metas y planes de trabajo. El área regularmente tiene fuertes conflictos de intereses y su nivel de moral y profesionalismo es bajo. No se cuenta con manuales de operación ni con políticas ni procedimientos de prevención de pérdidas.

La visión al Departamento se da aun en empresa de clase mundial, debido a que los administradores no están concientes de las necesidades de protección que tiene su Organización.

Aplicar una visión al departamento para el área de prevención de pérdidas es un error para cualquier tipo de Organización, independientemente de su tamaño y nivel de protección requerido.


Visión a la Empresa
Una Organización con un sistema de prevención de pérdidas con enfoque a la empresa esta consciente de que dicho sistema beneficia directamente las operaciones de la Empresa, pero aun no cuenta con una visión de negocios para el área.

El área de prevención de pérdidas cuenta con políticas y procedimientos bien establecidos, y realiza actividades en base a planes de trabajo a mediano y largo plazo. Cuenta con una excelente relación con las otras áreas de la Organización y las apoya aun y cuando no se lleve el mérito por el trabajo realizado. El perfil de sus integrantes es adecuado, son profesionales de la prevención de pérdidas con actitud de servicio y lealtad a la Organización. Son respetados dentro de la Organización y su nivel de moral es alto.
La función de prevención de pérdidas realiza actividades tanto preventivas como correctivas en las diferentes áreas de la Organización, pero enfocan sus actividades en las principales vulnerabilidades que enfrenta la Empresa (Protección de ejecutivos, protección de carga en trayecto, seguridad en exportaciones, protección de materias primas, etc.).

La visión a la empresa se alcanza cuando los administradores están conscientes de las necesidades de protección de la Organización y toman acciones claras y contundentes para solventarlas. La mayor parte de las Organizaciones que cuentan con buenos sistemas de seguridad cuentan con una visión a la Empresa.


Visión al Negocio
Además de las características mencionadas en la Visión a la Empresa, una Organización con un sistema de prevención de pérdidas con enfoque al Negocio esta consciente de que al utilizar esta herramienta de la forma adecuada, representa no solo una importante ventaja competitiva, sino que además, asegura la operación de su negocio tanto en situaciones normales como de crisis.

Un departamento de prevención de pérdidas con esta visión va más allá de satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes internos y externos, sino que les ofrece retroalimentación sobre sus operaciones y les ayuda a alcanzar sus resultados. La relación con otros departamentos es de “socio de negocios” y su área de influencia es en toda la Organización.

La función de prevención de pérdidas funciona como una unidad de negocios independiente que maneja sus propios recursos, cuantifica los beneficios alcanzados con el desarrollo de sus actividades, y puede ofrecer argumentos financieramente validos para justificar cualquier inversión.

La función cuenta con un plan de negocios claramente elaborado y esta alineada a los objetivos de la alta administración. El nivel profesional del personal del área es de clase mundial y cuanta con entrenamiento no solo en áreas de protección patrimonial, sino en finanzas, administración, planeación estratégica, manejo de personal, entre otros. Se cuenta además con expertos (internos o externos) en el manejo de técnicas de prevención de pérdidas para cada área de la Organización.

ETAPA No. 3 – IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

La parte final del sistema Sipper consiste en implementar a todos los niveles de la Organización las medidas de protección previamente desarrolladas. Este proceso se realiza mediante las siguientes acciones:

a) Nombrar un Coordinador del Sistema.
Además del Comité Gerencial de Prevención de Pérdidas, es importante contar con una persona que concentre toda la información y coordina las actividades y planes de trabajo del sistema. Regularmente, este persona deberá ser el Jefe de Prevención de Pérdidas, EHS, etc.
Es importante hacer notar que para que este coordinador pueda ofrecer resultados favorables, debe contar con entrenamiento y entendimiento de las necesidades de protección de la Organización, así como de las medidas a implementar.

b) Desarrollar un Manual de Procedimientos y Operaciones de Prevención de Pérdidas.
La forma más fácil de mantener organizado el sistema de prevención de pérdidas es a través de un documento único que consolide todas las políticas, procedimientos, formatos, reglamentos y documentos, en general, vigentes y dedicados a la protección de la Organización. Este documento debe ser revisado de forma periódica, y aunque es de carácter confidencial, la Organización debe tener acceso a esta información, para lo que se recomienda establecer diferentes niveles de acceso.

c) Desarrollar Indicadores para el Sistema.
En base a las necesidades de cada Organización, se deben desarrollar indicadores que aporten información para la toma de decisiones y revisión del sistema

d) Desarrollar un plan de entrenamiento para la Organización.
El programa debe incluir a los diferentes niveles de la Organización, desde el coordinador del sistema (Jefe de EHS preferentemente), hasta los clientes y proveedores, pasando por la alta administración, el personal administrativo, personal operativo, etc. El entrenamiento debe incluir tanto el conocimiento de las políticas, reglamentos y formatos vigentes, como el reforzamiento de valores, dando especial énfasis en la prevención de las vulnerabilidades detectadas durante el diagnóstico.

e) Implementar y Supervisar el Cumplimiento de las Políticas y Procedimientos Vigentes.
La implementación del sistema debe ser realizada de forma gradual y planeada para no causar un choque cultural dentro de la Organización, además de problemas laborales, pueden haber problemas de operación cuando no se realiza un proceso de implantación de forma escalada. El sistema de control de accesos y el entrenamiento son los primeros pasos que deben darse durante esta etapa.

f) Hacer Ajustes al Sistema.
No hay sistema perfecto, así que sobre la marcha se deben hacer modificaciones y ajustes al sistema (Políticas, procedimientos, formatos, indicadores, etc.) con la finalidad de mantener útil y fresco al sistema.

Sobre la Empresa

A través de 10 años de operación, la empresa Soporte al Negocio ha tenido la oportunidad de colaborar con más de 200 empresas en México, Centro América y el Caribe en servicios de evaluación, desarrollo, capacitación, implementación y seguimiento de sistemas de prevención de pérdidas.

A lo largo de estos años, la empresa ha desarrollado su propia tecnología denominándola como “Sistema Integral de Prevención de Pérdidas” (Sipper), una herramienta administrativa que apoya la generación de valor en la cadena productiva del negocio, sustentada en procesos profesionales de prevención de pérdidas con orientación a las mejores prácticas de trabajo.

Entre sus principales clientes figuran: Grupo ARCA (Coca Cola), Cemex, Altos Hornos de México, York International, Grupo Sara Lee, Grupo Signux (Antes AXA), Grupo Protexa, TELCEL, Cigarrera la Moderna (Ahora British American Tobacco), entre muchos otros. Las evaluaciones y el seguimiento realizado a estas empresas han incluido, de forma parcial o total, el desarrollo de herramientas de prevención de pérdidas basadas en el “Sistema Integral de Prevención de Pérdidas” (Sipper).